Khittah.co, Makassar — Universitas Muhammadiyah (Unismuh) Makassar menggelar Bimtek fitur baru dalam Sistem Informasi Persuratan dan Administrasi Umum (Sispadum). Kegiatan digelar di Ruang I Gift Teater, lantai 2, Gedung Iqra, Kampus Unismuh Makassar, Selasa, 28 Oktober 2025.
Kegiatan ini dibuka secara resmi oleh Wakil Rektor II Unismuh Makassar, Dr. Ihyani Malik, yang dalam sambutannya menegaskan bahwa digitalisasi administrasi adalah keniscayaan dalam tata kelola perguruan tinggi modern.
“Digitalisasi seperti ini susah dihindari. Mau tidak mau kita harus beralih ke sistem terintegrasi agar seluruh proses administrasi, terutama surat menyurat, bisa berjalan lebih efisien,” ujar Ihyani Malik di hadapan peserta yang terdiri atas pimpinan lembaga, direktorat, dan unit kerja di lingkungan Unismuh Makassar.
Menurut Ihyani, penerapan fitur baru dalam Sispadum akan memudahkan pembuatan dan distribusi berbagai dokumen resmi seperti SK pembimbing, surat izin penelitian, hingga surat cuti mahasiswa. Ia menekankan, sistem baru ini memungkinkan seluruh proses dilakukan secara daring tanpa harus membawa dokumen fisik antarbagian.
“Dengan fitur baru dalam Sispadum ini, surat-surat seperti izin penelitian, SK pembimbing, atau SK magang bisa diproses hanya melalui form digital. Mahasiswa tidak perlu lagi bolak-balik membawa berkas ke fakultas atau lembaga,” jelasnya.
Wakil Rektor II juga menyampaikan bahwa sistem ini bukan hanya efisien dari sisi waktu dan tenaga, tetapi juga ramah lingkungan karena mengurangi penggunaan kertas. “Efisiensi bukan hanya soal uang, tetapi juga waktu, tenaga, dan sumber daya,” tambahnya.
Terobosan LSIT Unismuh
Sesi sosialisasi teknis dipimpin oleh Harun Muchtar, MM, Ketua Lembaga Sistem Informasi dan Teknologi (LSIT) Unismuh Makassar. Ia menjelaskan bahwa Sispadum sebenarnya telah hadir di Unismuh sejak 2023. Namun dahulu hanya terkait surat masuk dan disposisi persuratan di level universitas.
Saat ini, Harun menjelaskan mekanisme kerja Sispadum mengintegrasikan seluruh proses persuratan dari tingkat prodi hingga rektorat.
Menurut Harun, Sispadum menghubungkan berbagai unit di bawah naungan universitas agar tidak lagi berjalan sendiri-sendiri. “Setiap surat, baik internal maupun eksternal, harus melalui sistem terpusat agar tercipta keterpaduan data dan akuntabilitas administrasi,” jelasnya.
Harun juga menegaskan bahwa sistem ini berbasis verifikasi digital dan tanda tangan elektronik, sehingga pimpinan tidak lagi harus menandatangani dokumen secara manual.
“Setelah format surat dimasukkan ke aplikasi, dokumen akan otomatis terkirim ke WhatsApp pimpinan untuk diverifikasi dan ditandatangani secara digital,” ujarnya.
Langkah Menuju Kampus Digital
Sispadum merupakan bagian dari upaya Unismuh Makassar memperkuat transformasi digital di bidang tata kelola akademik dan administrasi. Harun menambahkan bahwa sistem ini mencakup berbagai jenis surat seperti SK akademik, surat edaran, surat cuti mahasiswa, dan dokumen penelitian.
Melalui aplikasi ini, setiap proses verifikasi dan persetujuan dilakukan berjenjang secara daring, mulai dari staf prodi, ketua prodi, hingga dekan dan rektor. Selain mempercepat proses birokrasi, sistem ini juga menjamin keamanan data dan transparansi dokumen.
Kegiatan bimbingan teknis tersebut diakhiri dengan demonstrasi langsung alur kerja aplikasi oleh tim LSIT, yakni Desi Angraeni, S. Kom,. M. Kom, Ismail, S. Kom.
Peserta mendapatkan panduan pengguna (user guide) serta kesempatan untuk mencoba simulasi pembuatan dan persetujuan surat digital.
“Kalau dijalankan dengan baik, sistem ini akan sangat membantu dosen, mahasiswa, dan seluruh unit kerja untuk menyelesaikan urusan administratif dalam waktu singkat,” tutup Dr. Ihyani Malik.
KAMPUS MUHAMMADIYAH DI SULSEL
Klik Banner PMB UNIMEN
